Зарплата и больничный работника за рубежом: как удержать НДФЛ

Зарплата, больничное пособие и доплата до среднего заработка сотрудника, который трудится за границей, — это три разные выплаты с разными плательщиками и разными налоговыми агентами. Зарплату и первые три дня болезни платит работодатель и сам удерживает НДФЛ; остальную часть пособия перечисляет Социальный фонд России, и налоговым агентом по ней выступает уже фонд. Ставка для дистанционного работника по договору с российской организацией одинакова для резидента и нерезидента — прогрессивная шкала 13–22% (п. 3.1 ст. 224 НК РФ). Ниже — как разложить месяц с болезнью на выплаты, кто за какую отвечает и как всё это попадёт в 6-НДФЛ.

Кого касается этот порядок

Материал рассчитан на бухгалтера, который ведёт расчёт зарплаты в российской организации, где хотя бы один сотрудник фактически находится за пределами России. Ключевое условие — трудовой договор (или дополнительное соглашение) содержит условие о дистанционной работе по правилам главы 49.1 ТК РФ. Именно наличие этого условия, а не фактическое место жительства работника, включает специальную налоговую норму.

Важно сразу развести три вопроса, которые в практике часто сливаются в один:

  1. Право на пособие — регулируется законодательством о социальном страховании, а не налоговым.
  2. Источник дохода и налоговый агент — определяются по ст. 208 и ст. 226 НК РФ отдельно по каждой выплате.
  3. Ставка и налоговая база — зависят от вида дохода и статуса получателя на дату получения конкретного дохода.

Ответ на первый вопрос не предопределяет ответ на второй и третий. Работник может иметь право на пособие и при этом получать его от двух разных плательщиков, каждый из которых считает налог по своим данным.

Кто выплачивает пособие: работодатель и СФР

Право на пособие по временной нетрудоспособности имеет застрахованное лицо. К застрахованным относятся, в частности, граждане России, работающие по трудовым договорам, — Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ не ставит это право в зависимость от того, где физически находится рабочее место. Пока трудовой договор действует и с выплат начисляются страховые взносы, работник остаётся застрахованным, даже если он живёт за границей.

Финансирование пособия разделено. При заболевании или травме самого работника первые три дня нетрудоспособности оплачивает страхователь — работодатель, а начиная с четвёртого дня пособие финансируется за счёт бюджета фонда (п. 1 ч. 2 ст. 3 Закона № 255-ФЗ). Назначение и выплату «фондовой» части осуществляет сам страховщик — Социальный фонд России (ч. 1 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Это и есть механизм прямых выплат: деньги идут работнику от фонда, минуя расчётный счёт работодателя.

У отдельных видов пособий деление на «три дня и остальное» не применяется вовсе. Пособие по уходу за больным членом семьи, включая ребёнка, финансируется фондом с первого дня. Пособие по беременности и родам и ежемесячное пособие по уходу за ребёнком до полутора лет фонд также выплачивает полностью.

Как устроены прямые выплаты на практике

Основание для назначения пособия — электронный листок нетрудоспособности, размещённый в информационной системе страховщика. Получив от фонда сведения о закрытом ЭЛН, страхователь не позднее трёх рабочих дней передаёт в систему фонда данные, необходимые для расчёта: сведения о заработке, страховом стаже, периодах исключения (ч. 8 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Реквизиты для перечисления фонд берёт из формы «Сведения о застрахованном лице», утверждённой приказом СФР от 22.04.2024 № 643; без неё выплата не состоится. Порядок обмена данными установлен постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010.

Срок выплаты своей части фондом — не более 10 рабочих дней со дня представления страхователем недостающих сведений; СФР перечисляет пособие напрямую застрахованному лицу за вычетом НДФЛ. Свою часть за первые три дня работодатель выплачивает в ближайший день выплаты заработной платы.

Больничный, открытый за границей

Иностранная клиника не формирует российский ЭЛН, поэтому без дополнительных действий выплата пособия невозможна. Документы, подтверждающие временную нетрудоспособность гражданина в период пребывания за границей, после легализации по решению врачебной комиссии российской медицинской организации заменяются на листок нетрудоспособности; если документ составлен на иностранном языке, к нему прилагается нотариально заверенный перевод — п. 17 Условий и порядка формирования листков нетрудоспособности, утверждённых приказом Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н.

Практический вывод для бухгалтера: до появления ЭЛН в системе фонда пособие не назначается и налоговых последствий не возникает. Дни отсутствия нельзя «на всякий случай» закрыть зарплатой — оплата труда за неотработанное время создаст и завышенную базу по взносам, и неверный код дохода. Если работник не смог легализовать документы, период остаётся неоплаченным либо оформляется отпуск за свой счёт.

Таблица: кто платит, кто удерживает НДФЛ

Таблица построена для типовой ситуации: российская организация, трудовой договор с условием о дистанционной работе, работник — гражданин России, фактически находящийся за границей.

Вид выплаты Кто выплачивает Налоговый агент Норма об источнике дохода Облагается НДФЛ Ставка
Зарплата, аванс, премия Работодатель Работодатель пп. 6.2 п. 1 ст. 208 НК РФ Да 13–22% независимо от статуса
Отпускные, средний заработок за время командировки Работодатель Работодатель пп. 6.2 п. 1 ст. 208 НК РФ Да 13–22% независимо от статуса
Пособие за первые 3 дня болезни Работодатель Работодатель пп. 6.2 п. 1 ст. 208 НК РФ Да (исключение в п. 1 ст. 217) 13–22% независимо от статуса
Пособие с 4-го дня болезни СФР СФР специальной нормы нет, см. раздел ниже Да Определяет фонд
Пособие по уходу за больным ребёнком СФР с 1-го дня СФР специальной нормы нет Да Определяет фонд
Доплата до среднего заработка на период болезни Работодатель Работодатель пп. 6.2 п. 1 ст. 208 НК РФ Да, это не пособие 13–22% независимо от статуса
Пособие по беременности и родам СФР — — Нет —
Пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет СФР — — Нет —

Последние две строки — прямое следствие п. 1 ст. 217 НК РФ: освобождены государственные пособия, «за исключением пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком)». Утверждение «любое государственное пособие облагается НДФЛ» неверно ровно настолько же, насколько неверно обратное.

НДФЛ с зарплаты дистанционного работника за рубежом

С 1 января 2024 года действует пп. 6.2 п. 1 ст. 208 НК РФ: вознаграждение и иные выплаты при выполнении дистанционным работником трудовой функции дистанционно по договору с работодателем — российской организацией (либо с зарегистрированным в России обособленным подразделением иностранной организации) относятся к доходам от источников в Российской Федерации. Исключение сделано только для работы в обособленном подразделении российской организации, зарегистрированном за пределами страны. ФНС подтверждает: доходы от российских источников при дистанционной работе за границей облагаются НДФЛ, а работодатель признаётся налоговым агентом.

До 2024 года логика была противоположной: вознаграждение за труд за пределами России считалось доходом от источников за пределами страны (пп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ), и работодатель нерезидента вообще не удерживал налог. Сейчас место фактического исполнения обязанностей на квалификацию не влияет — значение имеет то, что записано в договоре.

Ставка установлена п. 3.1 ст. 224 НК РФ через отсылку к п. 1 той же статьи. С 2025 года это пятиступенчатая шкала: 13% с суммы до 2,4 млн рублей за год, 15% — свыше 2,4 до 5 млн, 18% — свыше 5 до 20 млн, 20% — свыше 20 до 50 млн, 22% — свыше 50 млн. Шкала применяется и к резидентам, и к нерезидентам, поэтому привычное правило «нерезидент — 30%» к этой категории выплат не относится.

Дата фактического получения дохода — день выплаты, включая аванс (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Значит, статус работника и накопленную с начала года базу нужно оценивать на каждую дату перечисления денег, а не на конец месяца.

Почему статус резидента всё равно нужно отслеживать

Единая ставка не отменяет разницы между резидентом и нерезидентом. Налоговая база резидента по трудовым доходам формируется как основная налоговая база и уменьшается на стандартные, социальные и имущественные вычеты (п. 3 ст. 210 НК РФ). Для лиц, не являющихся налоговыми резидентами, база определяется по п. 4 ст. 210 НК РФ — как денежное выражение доходов, без вычетов. Минфин подтвердил этот вывод применительно к дистанционным работникам письмом от 26.12.2024 № 03-04-06/132155; это разъяснение, а не норма закона, но оно совпадает с текстом кодекса.

Статус определяется по ст. 207 НК РФ: 183 календарных дня и более нахождения в России в течение 12 следующих подряд месяцев. Подробный разбор подсчёта дней есть в материале о том, как правильно определить налоговое резидентство, а типовые ошибки удержания собраны в справочнике по НДФЛ у нерезидентов.

Если условия о дистанционной работе в договоре нет, а работник фактически уехал, пп. 6.2 п. 1 ст. 208 НК РФ не применяется. Тогда работает общее правило пп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ: вознаграждение за исполнение обязанностей за пределами России — доход от источников за пределами России. У нерезидента такой доход в России не облагается вовсе, а резидент декларирует его сам. Это не способ оптимизации, а источник риска: отсутствие письменного условия о дистанционной работе одновременно означает нарушение порядка оформления трудовых отношений. Правильный порядок — заключить допсоглашение, а не менять налоговую квалификацию задним числом. Смежные вопросы разобраны в статье о НДФЛ для резидентов РФ, работающих за границей.

НДФЛ с больничного: облагается, но по-разному

Пособие по временной нетрудоспособности — единственное «болезненное» пособие, прямо изъятое из освобождения в п. 1 ст. 217 НК РФ. Поэтому налог удерживается со всей суммы пособия, но удерживают его два разных агента и по разным основаниям.

Часть работодателя (первые три дня). ФНС в письме от 13.11.2023 № ЗГ-3-11/14749 отнесла к «иным выплатам» по пп. 6.2 п. 1 ст. 208 НК РФ, в частности, оплату отпуска, суммы среднего заработка за время командировки и пособие по временной нетрудоспособности. Это разъяснение ведомства, а не норма, но оно логично следует из формулировки подпункта: он охватывает не только вознаграждение, но и иные выплаты в рамках трудовых отношений с российским работодателем. Вывод: свою часть пособия работодатель облагает по шкале 13–22% независимо от статуса работника, включает в общую базу нарастающим итогом вместе с зарплатой и удерживает налог в день выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Часть СФР (с четвёртого дня). Здесь ситуация иная. Фонд не является стороной трудового договора, поэтому буквально под формулировку «по договору с работодателем — российской организацией» его выплата не подпадает, а отдельной нормы для пособия, выплачиваемого страховщиком дистанционному работнику за рубежом, в кодексе нет. Практическая сторона от этого не меняется: налоговым агентом в отношении своей выплаты выступает СФР как российская организация, от которой налогоплательщик получил доход (п. 1 ст. 226 НК РФ), и фонд перечисляет пособие уже за вычетом налога. Ставку и статус получателя фонд определяет самостоятельно по имеющимся у него сведениям.

Что из этого следует для бухгалтера:

Отдельно подчеркнём то, чего делать нельзя: суммировать всю сумму пособия и удержать налог со всей суммы у работодателя. Это приведёт к двойному удержанию, искажению 6-НДФЛ и необходимости возврата налога по ст. 231 НК РФ.

Доплата до среднего заработка

Доплата до среднего заработка на период болезни — не государственное пособие. Она выплачивается на основании трудового или коллективного договора либо локального акта, поэтому освобождение п. 1 ст. 217 НК РФ к ней неприменимо в принципе: освобождать нечего, это обычная выплата в рамках трудовых отношений.

Источник дохода определяется так же, как для зарплаты: выплату делает работодатель — российская организация в связи с трудовой функцией, выполняемой дистанционно, значит применяется пп. 6.2 п. 1 ст. 208 НК РФ и ставка по п. 3.1 ст. 224 НК РФ. Дата дохода — день выплаты. В справке о доходах доплата отражается по коду иных доходов 4800, тогда как пособие — по коду 2300; коды приведены в приложении № 1 к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ (перечень применяется в редакции приказа ФНС от 01.09.2025 № ЕД-7-11/757@).

Есть и «взносовая» развилка, о которой легко забыть: пособие за первые три дня страховыми взносами не облагается как государственное пособие, а доплата до среднего заработка в перечне необлагаемых сумм ст. 422 НК РФ не поименована и в базу по взносам включается. Соответственно, в РСВ эти две суммы попадают в разные строки.

Пример 1: месяц с зарплатой и больничным у нерезидента

Исходные данные и допущения. ООО «Ромашка» (Москва), работник — гражданин России, с 2025 года постоянно живёт за границей, в трудовом договоре закреплена дистанционная работа. На все даты выплат 2026 года он налоговый нерезидент. Оклад — 180 000 рублей, страховой стаж 9 лет (100% пособия). Зарплата за первую половину месяца выплачивается 25-го числа, за вторую — 10-го числа следующего месяца. Болезнь — с 8 по 17 июня 2026 года (10 календарных дней), ЭЛН сформирован после легализации иностранных документов. В июне 2026 года 21 рабочий день; на период болезни приходится 7 рабочих дней, отработано 14.

Шаг 1. Средний дневной заработок для пособия. Выплаты за 2024 год — 2 100 000 рублей, за 2025 год — 2 200 000 рублей; обе суммы ниже предельных баз по взносам соответствующих лет, поэтому берутся полностью. Средний дневной заработок: (2 100 000 + 2 200 000) / 730 = 5 890,41 рубля. Максимум для 2026 года — 6 827,40 рубля в день (сумма предельных баз 2024 и 2025 годов, делённая на 730), ограничение не срабатывает. Минимальный порог из МРОТ (27 093 рубля с 1 января 2026 года по Федеральному закону от 28.11.2025 № 429-ФЗ) также не применяется.

Шаг 2. Деление пособия. Всего за 10 дней: 5 890,41 × 10 = 58 904,10 рубля. Из них за первые 3 дня платит работодатель — 17 671,23 рубля, за оставшиеся 7 дней платит СФР — 41 232,87 рубля.

Шаг 3. Зарплата. 180 000 / 21 × 14 = 120 000 рублей, в том числе за 1–15 июня (5 отработанных дней) — 42 857,14 рубля, за 16–30 июня (9 дней) — 77 142,86 рубля.

Шаг 4. Доплата до среднего. По локальному акту работник получает за дни болезни средний заработок, рассчитанный по ст. 139 ТК РФ. Допустим, он равен 8 744,94 рубля за рабочий день, тогда за 7 дней — 61 214,58 рубля. Доплата = 61 214,58 − 58 904,10 = 2 310,48 рубля.

Шаг 5. Удержания по датам. Совокупный доход работника с начала года к июню — около 1,1 млн рублей, порог 2,4 млн не пройден, поэтому применяется ставка 13%.

Дата Плательщик Выплата Сумма, руб. НДФЛ, руб.
25.06.2026 Работодатель Зарплата за 1–15 июня 42 857,14 5 571
10.07.2026 Работодатель Зарплата за 16–30 июня 77 142,86 —
10.07.2026 Работодатель Пособие за 3 дня 17 671,23 —
10.07.2026 Работодатель Доплата до среднего 2 310,48 —
10.07.2026 Работодатель Итого по выплате 10 июля 97 124,57 12 626
В течение 10 рабочих дней после сведений СФР Пособие за 7 дней 41 232,87 5 360

Шаг 6. Сроки. Выплата 25 июня попадает в период с 23-го по последнее число месяца: уведомление об исчисленных суммах — не позднее 3 июля, уплата — не позднее 5 июля, а поскольку это воскресенье, срок переносится на 6 июля 2026 года (п. 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226, п. 9 ст. 58 НК РФ). Выплата 10 июля относится к периоду с 1-го по 22-е число: уведомление — не позднее 25 июля с переносом на 27 июля, уплата — не позднее 28 июля 2026 года.

Итог примера: работник получил три вида дохода, налог удержали два агента, а работодатель отвечает только за 18 197 рублей из 23 557 рублей общей суммы налога за этот эпизод.

Пример 2: те же выплаты у резидента с высоким доходом

Изменённые исходные данные. Работник уехал в апреле 2026 года и вернулся в Россию в ноябре; по итогам года он провёл в стране более 183 дней и остаётся налоговым резидентом. Оклад — 250 000 рублей, у работника один ребёнок. Болезнь и расчёт пособия — те же, но в октябре.

Что меняется.

  1. Вычеты. Резиденту положен стандартный вычет на ребёнка, но он предоставляется до месяца, в котором доход нарастающим итогом превысил 450 000 рублей. При окладе 250 000 рублей это февраль, поэтому фактически вычет применяется один месяц. У нерезидента из первого примера вычета нет вообще ни при какой сумме дохода.
  2. Переход по шкале. К октябрю доход у работодателя составит 2 250 000 рублей за девять месяцев. Октябрьские выплаты (зарплата, пособие за три дня, доплата) частично попадут в диапазон свыше 2,4 млн рублей: до порога налог считается по 13%, сверх порога — по 15%. Ставка применяется не к выплате целиком, а к сумме превышения.
  3. Разные базы у двух агентов. СФР считает налог только со своей выплаты 41 232,87 рубля и о доходе у работодателя не знает — он удержит 13%. По окончании года налоговый орган сложит налоговые базы резидента (п. 2.1 ст. 210 НК РФ) и, если совокупный доход перешагнул порог, доначислит разницу. Такой налог уплачивается на основании налогового уведомления в срок не позднее 1 декабря следующего года (п. 6 ст. 228 НК РФ). Работодатель за это доначисление не отвечает и пересчитывать «фондовую» часть не должен.
  4. Смена статуса в течение года. Если бы работник, наоборот, к 31 декабря стал нерезидентом, пересчитывать ставку по трудовым доходам не пришлось бы — она едина. Пересчитать нужно было бы вычеты: предоставленные ранее стандартные вычеты нерезиденту не полагаются, налог придётся доудержать.

Как отразить выплаты в отчётности

Расчёт 6-НДФЛ в 2026 году сдаётся по форме, утверждённой приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (в редакции приказа от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@). Правила заполнения для зарубежного дистанционщика такие же, как для обычного сотрудника, с четырьмя оговорками.

Первое. В разделе 1 удержанный налог распределяется по срокам перечисления внутри квартала (строки 021–026). Выплата 25 июня из первого примера попадёт в последний срок II квартала и войдёт в расчёт за полугодие, выплата 10 июля — в первый срок III квартала и войдёт в расчёт за девять месяцев. Ориентироваться нужно на дату выплаты, а не на месяц начисления.

Второе. Раздел 2 заполняется отдельно по каждой применённой ставке и соответствующему КБК. Если в течение года доход перешёл порог 2,4 млн рублей, у одного и того же работника появятся строки и по 13%, и по 15%.

Третье. Часть пособия, выплаченная СФР, в 6-НДФЛ работодателя не отражается вообще: нет выплаты — нет ни дохода, ни исчисленного налога. В годовом приложении № 1 (справка о доходах) работодатель показывает только свои суммы: зарплату по коду 2000, пособие за три дня по коду 2300, доплату до среднего по коду 4800. Работник, которому нужна полная картина доходов, запрашивает вторую справку в СФР.

Четвёртое. В РСВ пособие за первые три дня показывается в составе выплат и одновременно как сумма, не подлежащая обложению взносами, а доплата до среднего заработка включается в базу. Периоды болезни отражаются в подразделе с данными для персонифицированного учёта, а сведения о страховом стаже — в ЕФС-1 по общим правилам.

Сроки сдачи 6-НДФЛ не зависят от того, где находится работник: за квартал, полугодие и девять месяцев — не позднее 25-го числа следующего месяца, за год — не позднее 25 февраля. Про технику отражения переходящих сумм полезно посмотреть разбор «6-НДФЛ: как отразить отпускные и больничные».

Пограничные ситуации

Работник — иностранный гражданин, живущий за пределами России. К застрахованным лицам по ч. 1 ст. 2 Закона № 255-ФЗ относятся граждане России, а также постоянно или временно проживающие в России иностранцы. Иностранный гражданин, который никогда не находился в России и работает дистанционно из своей страны, под это определение не подпадает, а значит, права на пособие не имеет — оплачивать больничный ему не из чего. Налоговая же квалификация зарплаты от гражданства не зависит: пп. 6.2 п. 1 ст. 208 НК РФ говорит о договоре с российской организацией, а не о гражданстве работника.

Вместо трудового договора — договор ГПХ. Тогда пп. 6.2 не применяется, пособий нет вообще, а источник дохода определяется по другим правилам, включая пп. 6.3 п. 1 ст. 208 НК РФ для работ и услуг, выполняемых через интернет с использованием российской инфраструктуры. Подменять трудовой договор гражданско-правовым ради ставки — прямой риск переквалификации.

Работник вернулся в Россию в середине болезни. Ставка по трудовым доходам от этого не меняется, но статус на конец года повлияет на вычеты. Отслеживать статус нужно на каждую дату выплаты и подтверждать документами о днях пребывания.

Работник ушёл на больничный сразу после увольнения. Если нетрудоспособность наступила в течение 30 календарных дней после прекращения договора, пособие назначается в размере 60% среднего заработка. Выплата бывшему работнику — тоже доход, и вопрос об источнике решается по тем же правилам: часть за первые три дня платит бывший работодатель.

Налоги страны пребывания. Российское удержание не отменяет обязанностей работника перед государством, где он живёт. Возможность зачесть налог регулируется соглашением об избежании двойного налогообложения и ст. 232 НК РФ; наличие и действие конкретного соглашения нужно проверять отдельно. Работодателя это не касается — он остаётся налоговым агентом в России.

Порядок действий бухгалтера: чек-лист

  1. Проверить, есть ли в трудовом договоре или допсоглашении условие о дистанционной работе; при отсутствии — оформить его.
  2. Убедиться, что в СФР сдана актуальная форма «Сведения о застрахованном лице» с действующими реквизитами.
  3. При болезни за границей — организовать легализацию документов, нотариальный перевод и замену их на ЭЛН врачебной комиссией.
  4. Получив из системы фонда сведения о закрытом ЭЛН, в течение трёх рабочих дней передать данные для расчёта.
  5. Рассчитать пособие: средний дневной заработок, сравнение с максимумом (6 827,40 рубля в день в 2026 году) и минимумом из МРОТ, процент по стажу.
  6. Разделить пособие на часть работодателя (3 дня) и часть фонда, доплату до среднего рассчитать отдельно.
  7. На каждую дату выплаты определить статус работника и накопленную с начала года базу, применить нужную ступень шкалы.
  8. Удержать налог только со своих выплат, подать уведомление и уплатить НДФЛ в установленный срок.
  9. Разнести суммы по кодам доходов 2000, 2300 и 4800 и проверить попадание в нужный срок раздела 1 расчёта 6-НДФЛ.
  10. Сверить итоги года: сумма выплат работодателя в справке о доходах не должна включать «фондовую» часть пособия.

Как проверить результат

Быстрая самопроверка состоит из четырёх контрольных вопросов. Совпадает ли число налоговых агентов с числом фактических плательщиков? Соответствует ли применённая ставка виду дохода — не подставлена ли механически ставка 30% к трудовым выплатам дистанционщика или, наоборот, льготная шкала к доходам, для которых установлена отдельная ставка? Соответствует ли дата удержания дате выплаты, а не дате начисления? Разделены ли в учёте пособие, доплата и зарплата по кодам и по базе для взносов?

Если хотя бы на один вопрос ответ отрицательный, ошибка почти наверняка уже попала в уведомление и в 6-НДФЛ, и исправлять её придётся уточнённым расчётом, а при излишнем удержании — возвратом налога работнику по ст. 231 НК РФ. Историю изменений правил для этой категории работников можно посмотреть в материале о том, как менялся НДФЛ с зарплаты заграничных дистанционщиков с 2024 года.

Источники

Смотреть все публикации