Сотрудник работает за границей: НДФЛ у российского работодателя

Если работник уехал из России и выполняет трудовую функцию дистанционно по договору с российской организацией, работодатель остаётся налоговым агентом по НДФЛ. С 1 января 2024 года такое вознаграждение прямо отнесено к доходам от источников в Российской Федерации (пп. 6.2 п. 1 ст. 208 НК РФ), а с 1 января 2025 года к нему применяется пятиступенчатая шкала 13/15/18/20/22 % независимо от того, резидент работник или нет. Обещать «единую ставку 13 %» нельзя: 13 % — это только первая ступень шкалы. И наоборот: доход за трудовую функцию, фактически выполненную за пределами России по договору без оформленного дистанционного режима, считается полученным от источника за пределами РФ, и в этой части у компании не возникает обязанностей налогового агента — при условии, что сама выплата действительно является вознаграждением за труд, а не иным доходом, требующим отдельной квалификации.

Ниже — разбор для расчётчиков и кадровой службы: как оформить место работы, как определить, кто платит налог, какие ставки применить к разным выплатам, как посчитать налог по шкале и как снизить риск ошибок в отчётности. Общий обзор темы — в материале о налогах при удалённой работе за рубежом, а базовые правила определения статуса плательщика и налогового агента разобраны в материале о том, кто признаётся налоговым агентом по НДФЛ.

Когда российская организация остаётся налоговым агентом

Статус налогового агента зависит не от гражданства работника и не от его налогового резидентства, а от двух фактов: как оформлен договор и кто выступает работодателем. Общая обязанность исчислить, удержать и перечислить налог с доходов, источником которых является организация, установлена п. 1 и п. 2 ст. 226 НК РФ. Вопрос лишь в том, признаётся ли конкретная выплата доходом от источников в России.

Договор о дистанционной работе с российской организацией

Подпункт 6.2 п. 1 ст. 208 НК РФ относит к доходам от источников в РФ «вознаграждение и иные выплаты при выполнении дистанционным работником трудовой функции дистанционно по договору с работодателем, являющимся российской организацией», а также по договору с обособленным подразделением иностранной организации, зарегистрированным на территории России. Норма введена Федеральным законом от 31.07.2023 № 389-ФЗ и применяется с 1 января 2024 года.

Для применения этой нормы одновременно нужны три условия:

  1. в трудовом договоре (или в дополнительном соглашении к нему) зафиксирован дистанционный характер работы по правилам главы 49.1 ТК РФ;
  2. работодатель — российская организация либо зарегистрированное в России обособленное подразделение иностранной компании;
  3. договор заключён не для работы в обособленном подразделении российской организации, зарегистрированном за пределами РФ, — этот случай норма прямо исключает.

Фактическое местонахождение работника при этом значения не имеет: он может находиться в России, уехать на месяц или жить за границей постоянно. Пока действует дистанционный трудовой договор с российской компанией, выплаты по нему — доход от источников в РФ, и компания удерживает налог. Этот подход подтверждают и разъяснительные материалы ФНС о налогообложении дистанционных работников (материал УФНС); учтите, что размещённые в 2023–2024 годах материалы описывают действовавшую тогда шкалу 13/15 %, которая с 2025 года заменена пятиступенчатой. Отдельно правила для такого работника, если он утратил статус резидента, разобраны в материале о дистанционном работнике-нерезиденте.

Когда компания не является налоговым агентом

Зеркальная ситуация встречается чаще, чем кажется: сотрудник работает по обычному трудовому договору с указанием офисного места работы, но фактически находится за рубежом и никаких соглашений о дистанционной работе не подписывал. Тогда пп. 6.2 не применяется, а вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей за пределами России попадает под пп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ — доход от источников за пределами РФ. Последствия:

Это не «схема оптимизации», а следствие квалификации источника дохода. Практическая проблема в другом: сама по себе неоформленность дистанционной работы создаёт кадровый риск и делает позицию компании неустойчивой, если проверяющие увидят фактическую дистанционную занятость. Поэтому payroll должен получать от кадровой службы однозначный ответ: оформлена дистанционная работа или нет.

Договоры ГПХ и подразделения за границей

Для исполнителей по гражданско-правовым договорам с 1 января 2025 года действует отдельная норма — пп. 6.3 п. 1 ст. 208 НК РФ. Вознаграждение за работы, услуги и предоставление прав использования результатов интеллектуальной деятельности признаётся доходом от источников в РФ, если они выполнены в интернете с использованием российских доменных имён, сетевых адресов, информационных систем или технических средств, размещённых в России, и выполняется одно из условий о плательщике или получателе дохода. Это отдельный расчёт и отдельные основания — подробности в материале о НДФЛ по договорам ГПХ с исполнителем за границей.

Если же трудовой договор заключён для работы в обособленном подразделении российской организации, зарегистрированном за рубежом, изъятие в пп. 6.2 работает прямо: выплаты относятся к доходам от источников за пределами РФ. Смежный вопрос — налогообложение выплат по трудовому договору с иностранным гражданином, работающим на территории России, — разобран в материале о НДФЛ по трудовому договору с иностранным работником в России; правила там иные, поскольку источник дохода и место работы не совпадают со сценарием этой статьи.

Какая ставка применяется: шкала вместо 30 %

Ставка определяется по ст. 224 НК РФ и зависит от налогового статуса. С 1 января 2024 года разрыв между резидентом и нерезидентом-дистанционщиком по ставкам исчез: к вознаграждению по пп. 6.2 п. 1 ст. 208 НК РФ обе категории облагаются по одной шкале. В 2024 году эта общая шкала была двухступенчатой (13/15 %), а с 1 января 2025 года стала пятиступенчатой (13/15/18/20/22 %) — вместе с общим переходом на новую шкалу для резидентов. Как выбрать нужную ставку в разных сценариях удалённой работы, подробно разобрано в материале о выборе ставки НДФЛ при удалённой работе.

Резидент. Применяется п. 1 ст. 224 НК РФ: 13 % — если сумма налоговых баз за год не превышает 2,4 млн руб.; далее 312 000 руб. + 15 % с суммы свыше 2,4 млн; 702 000 руб. + 18 % с суммы свыше 5 млн; 3 402 000 руб. + 20 % с суммы свыше 20 млн; 9 402 000 руб. + 22 % с суммы свыше 50 млн. Пятиступенчатая шкала введена Федеральным законом от 12.07.2024 № 176-ФЗ с 1 января 2025 года.

Нерезидент, получающий доход по пп. 6.2 (или 6.3) п. 1 ст. 208. Общая ставка 30 % из п. 3 ст. 224 НК РФ к нему не применяется: для таких доходов сделано исключение, и налог считается по ставкам п. 3.1 ст. 224 НК РФ — те же ступени 13/15/18/20/22 % с теми же порогами 2,4, 5, 20 и 50 млн руб. Подробнее о расчёте НДФЛ с зарплаты нерезидента вне контекста дистанционной работы — в материале о расчёте НДФЛ с зарплаты нерезидента.

Различия между двумя режимами остаются, и именно они чаще всего дают ошибки в расчёте:

Особый режим для лиц, включённых в реестр иностранных агентов

Отдельно проверьте статус иностранного агента. Федеральным законом от 28.11.2025 № 425-ФЗ с 1 января 2026 года для физических лиц, включённых в реестр иностранных агентов, установлена ставка НДФЛ 30 % независимо от налогового статуса и вне зависимости от того, к какому виду дохода это лицо относится в остальных случаях (материал ФНС о налогах 2026 года).

Правило действует по принципу «хотя бы один день»: если человек числился в реестре хотя бы один день в течение налогового периода, ставка 30 % применяется ко всем облагаемым доходам этого лица за весь этот год, а не только за период фактического нахождения в реестре. Практические следствия для payroll:

Перед применением любой шкалы к вознаграждению дистанционного работника нужно на каждую дату выплаты сверяться с актуальным реестром иностранных агентов и действующей редакцией ст. 224 НК РФ.

Что указать в трудовом договоре: чек-лист

Документы — то, чем компания подтверждает выполнение условий для квалификации выплат по пп. 6.2 п. 1 ст. 208 НК РФ. Проверьте по списку:

Как формулировать место работы

Здесь нужна осторожность. Минтруд последовательно исходит из того, что трудовой договор о дистанционной работе не может быть заключён с лицом, которое будет работать за пределами России, и рекомендует использовать гражданско-правовые договоры (например, письмо от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245). Это разъяснение ведомства, а не норма закона, и оно не отменяет налоговое правило пп. 6.2: НК РФ применяется к фактически заключённому дистанционному договору с российской организацией. Практический вывод для payroll простой — налоговая квалификация выплат определяется по НК РФ, но решение о формулировке места работы и о самой модели оформления принимает не расчётчик, а юридическая и кадровая служба, с учётом трудовых и миграционных рисков.

Кадровые документы и данные, которые нужны расчётчику

Чек-лист документов, без которых расчёт НДФЛ будет неподтверждённым:

  1. Дополнительное соглашение о дистанционной работе с датой начала действия.
  2. Локальный нормативный акт или приказ о размерах и порядке компенсаций дистанционным работникам.
  3. Сведения о днях нахождения за пределами РФ: копии страниц загранпаспорта с отметками, посадочные талоны, документы о статусе пребывания в другой стране. Они нужны для подсчёта 183 дней — подробно правила описаны в материале о подсчёте 183 дней и подтверждении налогового резидентства.
  4. Расчёт налогового статуса на каждую дату выплаты дохода, а не один раз в год.
  5. Сведения для предоставления стандартного вычета на детей. С 1 января 2025 года такой вычет работодатель предоставляет без заявления работника — на основании уже имеющихся у него документов (свидетельства о рождении, справка об обучении и т. п.); заявление нужно только для нетипичных ситуаций, например при отказе одного родителя от вычета в пользу другого (ФНС России: стандартный вычет у работодателя без заявления; ФНС России: заявление на детский вычет с 2025 года не требуется; ст. 218 НК РФ). Уведомления о праве на социальные и имущественные вычеты нужны отдельно и применяются только к периодам, когда работник является резидентом.
  6. Уведомления работника о смене страны пребывания (в порядке, закреплённом договором).
  7. Приказы о командировках, отпусках, простое — для корректной квалификации выплат.

Зарплата и средний заработок

Оклад, доплаты и надбавки дистанционного работника — это вознаграждение за выполнение трудовой функции, то есть прямой предмет пп. 6.2 п. 1 ст. 208 НК РФ. Налог исчисляется нарастающим итогом с начала года с зачётом ранее удержанных сумм (п. 2, п. 3 ст. 226 НК РФ) и удерживается при фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Датой получения дохода в виде оплаты труда с 2023 года считается день выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ), поэтому налог удерживается и с аванса.

Формулировка нормы охватывает не только собственно вознаграждение, но и «иные выплаты при выполнении дистанционным работником трудовой функции». К ним относятся выплаты, начисляемые в рамках того же трудового договора и связанные с исполнением трудовых обязанностей: отпускные, средний заработок за время командировки, оплата простоя по вине работодателя, премии за трудовые результаты. Режим НДФЛ у них тот же, что у зарплаты, — с оговоркой о районных коэффициентах и северных надбавках, разобранной ниже.

Районные коэффициенты и северные надбавки: отдельная шкала

С 1 января 2026 года для части оплаты труда, приходящейся на районные коэффициенты и процентные надбавки за работу в местностях с особыми климатическими условиями, действует отдельная шкала НДФЛ 13/15 % и отдельный код бюджетной классификации — отдельно от общей пятиступенчатой шкалы, применяемой к остальной части вознаграждения (ФНС России: расчёт НДФЛ с выплат работникам Крайнего Севера в 2026 году; ФНС России: отдельные КБК для районных коэффициентов и надбавок). Долю, приходящуюся на такие коэффициенты и надбавки, с 2026 года нужно выделять не только в самой зарплате, но и в выплатах, рассчитанных из среднего заработка, — в отпускных, среднем заработке за время командировки, компенсации за неиспользованный отпуск, выходном пособии и в части больничного, которую оплачивает работодатель.

Для типового сценария этой статьи — сотрудник переведён на дистанционную работу и находится за пределами России — вопрос обычно не возникает: районный коэффициент и процентная надбавка начисляются за работу в конкретной местности на территории РФ, и при переезде за границу основание для их начисления, как правило, отпадает. Специальная шкала актуальна для случая, когда компания по условиям трудового договора продолжает начислять работнику такой коэффициент или надбавку, установленные до переезда (например, за период, предшествующий смене места работы, или в силу отдельного соглашения). В расчётных примерах ниже эта составляющая не учитывается — прямо оговорено её отсутствие как допущение.

Больничный: два налоговых агента вместо одного

Пособие по временной нетрудоспособности требует разделения по плательщикам. При заболевании или травме самого работника первые три дня пособия назначает и оплачивает за свой счёт работодатель, а начиная с четвёртого дня — Фонд пенсионного и социального страхования РФ. В случаях, отдельно предусмотренных законом (уход за больным членом семьи, карантин и другие), пособие с первого дня выплачивает СФР (Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ; СФР: порядок и сроки выплаты пособия по временной нетрудоспособности в 2026 году).

Для расчёта НДФЛ это означает два разных налоговых агента:

Порядок налогообложения зарплаты и больничного работника за рубежом подробно разобран в материале о зарплате и больничном работника за рубежом.

Сложнее с выплатами, которые не являются оплатой труда: материальная помощь, подарки, оплата аренды жилья за рубежом, компенсация перелётов. Они не связаны с выполнением трудовой функции, поэтому автоматически распространять на них пп. 6.2 нельзя — источник дохода определяется по общим правилам ст. 208 НК РФ, а для нерезидента ставка может отличаться от шкалы. Практический подход: не смешивать такие выплаты с зарплатой в учёте, зафиксировать позицию компании письменно и по нетиповым случаям запрашивать разъяснение в порядке ст. 21 и ст. 34.2 НК РФ.

Освобождения из ст. 217 НК РФ действуют независимо от налогового статуса, поскольку они относятся к самому доходу, а не к плательщику, — за исключением дохода лица, включённого в реестр иностранных агентов, для которого освобождение стоимости подарков от организации или ИП в пределах 4 000 руб. не применяется (см. раздел о ставке для иностранных агентов выше). Например, выходное пособие при увольнении не облагается в пределах трёхкратного среднего месячного заработка, а стоимость подарков — в пределах 4 000 руб. за год; сверх лимитов доход облагается по ставке, определяемой по общим правилам.

Компенсации и возмещение расходов

По ст. 312.6 ТК РФ работодатель либо обеспечивает дистанционного работника оборудованием и программно-техническими средствами, либо выплачивает компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им средств и возмещает связанные с этим расходы. Порядок, сроки и размеры устанавливаются коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Общие правила такой компенсации разобраны в материале о компенсации дистанционному работнику за использование оборудования.

Налоговый лимит установлен в п. 1 ст. 217 НК РФ теми же поправками 389-ФЗ и действует с 1 января 2024 года: не облагается сумма, определённая коллективным договором, ЛНА или трудовым договором, но не более 35 руб. за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно, либо — по выбору компании — сумма документально подтверждённых расходов работника. Эти лимиты подтверждает и разъяснительный материал ФНС о поправках 2024 года (материал УФНС).

Что из этого следует для расчёта:

Таблица: режим НДФЛ по видам выплат

Таблица построена для случая, когда с работником оформлена дистанционная работа по договору с российской организацией, он фактически находится за границей, не имеет статуса иностранного агента и не получает районных коэффициентов или северных надбавок. Если хотя бы одно из этих условий не выполняется, ставки в таблице заменяются на специальные, описанные выше.

Выплата Норма Доход от источников в РФ Резидент Нерезидент
Оклад, доплаты, надбавки пп. 6.2 п. 1 ст. 208 Да Шкала п. 1 ст. 224 (13–22 %) Шкала п. 3.1 ст. 224 (13–22 %), без вычетов
Премия за трудовые результаты пп. 6.2 п. 1 ст. 208 Да Шкала п. 1 ст. 224 Шкала п. 3.1 ст. 224
Отпускные, компенсация за неиспользованный отпуск пп. 6.2 п. 1 ст. 208 («иные выплаты») Да Шкала п. 1 ст. 224 Шкала п. 3.1 ст. 224
Средний заработок за время командировки, оплата простоя пп. 6.2 п. 1 ст. 208 Да Шкала п. 1 ст. 224 Шкала п. 3.1 ст. 224
Больничный, первые 3 дня (болезнь/травма самого работника, платит работодатель) пп. 6.2 п. 1 ст. 208, ст. 226, 255-ФЗ Да Шкала п. 1 ст. 224 Шкала п. 3.1 ст. 224
Больничный с 4-го дня (либо с 1-го дня — иные случаи; платит СФР) 255-ФЗ Налоговый агент — СФР, не работодатель Не отражается в расчёте компании Не отражается в расчёте компании
Доля районного коэффициента/надбавки в зарплате и выплатах по среднему заработку (если сохранена, с 2026 года) НК РФ, отдельный КБК Да Шкала 13/15 %, отдельная база Уточняется отдельно
Компенсация за использование оборудования п. 1 ст. 217 — Не облагается в пределах 35 руб. в день или по документам Так же
Суточные при командировке п. 1 ст. 217 — Не облагаются: 700 руб. — Россия, 2 500 руб. — за рубежом Так же
Выходное пособие п. 1 ст. 217 — Не облагается в пределах 3 средних заработков Так же
Подарки, материальная помощь сверх лимитов ст. 208, ст. 217 Требует отдельной квалификации По соответствующей базе Ставка определяется отдельно; для иностранного агента освобождение подарков не действует
Вознаграждение по договору ГПХ пп. 6.3 п. 1 ст. 208 (с 2025) При выполнении условий нормы Шкала п. 1 ст. 224 Шкала п. 3.1 ст. 224 при выполнении условий

Три примера расчёта

Пример 1. Резидент с доходом выше первого порога. Оклад 350 000 руб. в месяц, дистанционная работа из-за рубежа оформлена с января, работник по итогам года остаётся налоговым резидентом РФ. Годовой доход — 4 200 000 руб.

Допущения: иных доходов и вычетов нет, выплаты равномерные, районных коэффициентов и статуса иностранного агента нет. Порог 2,4 млн руб. нарастающим итогом преодолевается в июле: 350 000 × 7 = 2 450 000 руб.

Пример 2. Нерезидент, тот же доход. Работник уехал в 2025 году и по итогам 2026 года провёл в России менее 183 дней, статус иностранного агента отсутствует, районных коэффициентов нет. Ставки те же: с 2025 года к его вознаграждению применяется шкала п. 3.1 ст. 224 НК РФ. При доходе 6 000 000 руб. налог составит:

2 400 000 × 13 % + 2 600 000 × 15 % + 1 000 000 × 18 % = 312 000 + 390 000 + 180 000 = 882 000 руб. (эффективная ставка 14,7 %).

Для сравнения: по правилам, действовавшим до 2024 года, при квалификации дохода как выплаченного нерезиденту от источника в РФ ставка 30 % дала бы 1 800 000 руб. Именно поэтому применение «привычных» 30 % к вознаграждению дистанционщика, подпадающему под пп. 6.2 или 6.3 п. 1 ст. 208 НК РФ, приводит к излишнему удержанию, которое затем нужно возвращать работнику. Если бы этот же работник в 2026 году состоял в реестре иностранных агентов хотя бы один день, к его годовому доходу применялась бы единая ставка 30 % за весь год — 1 800 000 руб., без вычетов и без освобождения подарков.

Пример 3. Утрата резидентства в течение года. Оклад 200 000 руб., один ребёнок, стандартный вычет предоставлялся без заявления на основании имеющихся у работодателя документов, пока накопленный с начала года доход не превысил лимит 450 000 руб. (ФНС России: стандартные налоговые вычеты). Доход нарастающим итогом: январь — 200 000 руб., февраль — 400 000 руб., март — 600 000 руб. Лимит 450 000 руб. превышен уже в марте, поэтому вычет фактически предоставлялся только за январь и февраль: 1 400 × 2 = 2 800 руб. По итогам года работник признан нерезидентом, статус иностранного агента и районные коэффициенты отсутствуют. Ставка не меняется — 13 % на первые 2,4 млн руб. Но вычеты нерезиденту не положены (п. 4 ст. 210 НК РФ), поэтому база увеличивается на всю сумму предоставленных вычетов, а налог доначисляется по той же ставке: 2 800 × 13 % = 364 руб. Сумма небольшая, но неисправленная ошибка попадает и в 6-НДФЛ, и в справку о доходах. Общий порядок пересчёта при смене статуса в течение года разобран в материале о перерасчёте НДФЛ при утрате статуса резидента.

Смена налогового статуса в течение года

Налоговое резидентство определяется по правилу 183 дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). Статус проверяется на каждую дату выплаты дохода, а окончательно уточняется по итогам налогового периода. Поскольку ставки для дистанционного вознаграждения совпадают, перерасчёт затрагивает прежде всего:

Если работник, наоборот, приобрёл статус резидента, излишне удержанный из-за неверного статуса налог возвращается налоговым органом по декларации 3-НДФЛ по окончании года (п. 1.1 ст. 231 НК РФ), а не работодателем. Если статус утрачен и налог нужно доудержать, удержание производится из последующих денежных выплат; при удержании налога, исчисленного с дохода в натуральной форме или материальной выгоды, действует ограничение — не более 50 % суммы выплачиваемого дохода в денежной форме (п. 4 ст. 226 НК РФ). Неудержанную сумму нужно отразить в справке о доходах в составе годового расчёта. Вопросы зачёта иностранного налога — в материале об устранении двойного налогообложения.

Отчётность и исправление ошибок

Формы. Расчёт 6-НДФЛ и справка о доходах в его составе представляются по форме, утверждённой приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (с последующими изменениями). Разделы расчёта заполняются отдельно по каждой ставке и коду бюджетной классификации, поэтому доходы, облагаемые по разным ступеням шкалы, а также доходы в виде районных коэффициентов и надбавок с отдельным КБК, нельзя объединять в один блок.

Код статуса. Для дистанционного работника-нерезидента предусмотрен отдельный код статуса налогоплательщика — 8: лицо, получающее доходы, указанные в подпунктах 6.2 и 6.3 п. 1 ст. 208 НК РФ, и не являющееся налоговым резидентом РФ (приложение № 5 к порядку заполнения). Если такой работник одновременно включён в реестр иностранных агентов, за 2026 год для него применяется отдельный рекомендуемый код 0, имеющий приоритет перед кодом 8 (ФНС России: дополнительные коды статуса налогоплательщика в 6-НДФЛ за 2026 год). Указание кода 1, 2 или 8 вместо корректного кода приводит к тому, что данные раздела о статусе налогоплательщика в 6-НДФЛ расходятся с фактически применённой ставкой и удержанной суммой налога.

Сроки уплаты и уведомлений. Порядок общий и не зависит от того, где находится работник (п. 6 ст. 226 НК РФ). На дату этой статьи (26.07.2026) действует только обычный двухпериодный режим: налог, удержанный с 1-го по 22-е число месяца, перечисляется не позднее 28-го числа этого же месяца, а уведомление об исчисленной сумме подаётся не позднее 25-го числа; налог, удержанный с 23-го числа по последнее число месяца, перечисляется не позднее 5-го числа следующего месяца, а уведомление подаётся не позднее 3-го числа. Налог, удержанный с 23 по 31 декабря, перечисляется не позднее последнего рабочего дня года. Если срок выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, он переносится на следующий рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ) — например, уведомление за период 1–22 апреля 2026 года формально приходится на субботу 25 апреля 2026 года и поэтому подаётся не позднее понедельника 27 апреля 2026 года.

С 1 сентября 2026 года у организации появится право заранее подать одно уведомление с плановыми суммами НДФЛ на текущий и каждый последующий месяц текущего налогового периода, отдельно за периоды 1–22 и 23–последнее число каждого месяца, не дожидаясь наступления обычного срока подачи по каждому периоду (новая редакция п. 9 ст. 58 НК РФ, введённая Федеральным законом от 28.11.2025 № 425-ФЗ; действующая редакция порядка представления уведомлений с 01.09.2026). Такое уведомление охватывает только оставшуюся часть текущего налогового периода: поданное, например, в сентябре 2026 года, оно не может закрыть периоды 2027 года. Если фактически удержанная сумма налога за истекший период превышает ранее заявленную плановую сумму, компания обязана дополнительно подать уточнённое уведомление по обычным срокам — не позднее 25-го и 3-го числа с учётом переноса. Для дистанционных работников это особенно значимо: смена налогового статуса в середине месяца меняет сумму удержания и делает ранее заявленную плановую цифру неактуальной, поэтому payroll всё равно должен будет сверять фактическое удержание с заявленным при каждой смене статуса.

Сроки сдачи 6-НДФЛ в 2026 году с учётом переноса выходных: за I квартал — 27 апреля 2026 года, за полугодие — 27 июля 2026 года, за девять месяцев — 26 октября 2026 года, за год — 25 февраля 2027 года.

Исправление ошибок. Алгоритм зависит от знака ошибки:

За неудержание или неперечисление налога предусмотрен штраф 20 % от суммы по ст. 123 НК РФ; при самостоятельном исправлении с представлением уточнённого расчёта и уплатой налога и пеней до момента, когда о нарушении стало известно инспекции, действует освобождение от штрафа (п. 2 ст. 123 НК РФ). Разбор типичных ошибок в расчёте — в материале об исправлении ошибок в 6-НДФЛ.

Порядок действий и календарь месяца

Алгоритм для payroll при переводе сотрудника на работу из-за границы:

  1. Получить от кадров дополнительное соглашение о дистанционной работе и определить дату начала режима.
  2. Проверить, не подпадает ли договор под исключение (работа в зарубежном подразделении российской организации).
  3. Завести в учётной системе признак дистанционной работы и порядок расчёта дней пребывания.
  4. На каждую дату выплаты определить налоговый статус, а также проверить реестр иностранных агентов, и выбрать шкалу: п. 1 ст. 224 для резидента, п. 3.1 ст. 224 для нерезидента, 30 % за весь год — при статусе иностранного агента.
  5. Отключить вычеты с месяца, в котором статус резидента утрачен или возникает статус иностранного агента, и запланировать перерасчёт по итогам года.
  6. Настроить учёт дней дистанционной работы для лимита компенсации 35 руб. в день и, при наличии, долю районных коэффициентов и надбавок для отдельной шкалы 13/15 %.
  7. Разделить больничный по плательщикам: первые три дня болезни или травмы работника — работодатель, далее — СФР.
  8. Проверить код статуса налогоплательщика (8 или 0) перед сдачей годовой отчётности.
  9. По итогам года пересчитать налог, закрыть расхождения и при необходимости подать уточнённый расчёт.

Календарь внутри месяца (с учётом переноса на следующий рабочий день по п. 7 ст. 6.1 НК РФ, если дата выпадает на выходной или праздник): 22-е число — закрытие первого расчётного периода; 25-е — уведомление по налогу, удержанному с 1-го по 22-е; 28-е — уплата; последнее число месяца — закрытие второго периода; 3-е число следующего месяца — уведомление; 5-е — уплата. Разовое уведомление, доступное с 1 сентября 2026 года на оставшуюся часть текущего налогового периода (порядок описан в разделе «Отчётность и исправление ошибок»), не заменяет эти сроки: при расхождении с фактической суммой всё равно нужно уточнение к обычным датам.

Что осталось за рамками этой статьи

Статья отвечает только на налоговый вопрос — кто и по какой ставке удерживает НДФЛ. За её пределами остаются существенные риски, которые нужно оценивать отдельно и до перевода сотрудника за границу:

Правовой анализ трудового законодательства конкретной страны пребывания в задачу расчётчика не входит — это предмет отдельной юридической проработки.

Источники

Смотреть все публикации